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Adjointe administrative à la direction (bilingue) | Executive Assistant to the Director’s Office (Bilingual)

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La Cité Universitaire Francophone

En tant que membre de l’équipe exécutive du directeur, l’adjointe administrative à la direction travaille directement avec le directeur, le directeur associé et le gestionnaire des opérations (ou l’équivalent) pour offrir des services de soutien administratif appuyant le mandat et les responsabilités quotidiennes du directeur. Les tâches à accomplir sont complexes et de nature très confidentielle. Le titulaire du poste doit être bilingue.

Le titulaire du poste est responsable d’un vaste éventail de tâches administratives et opérationnelles complexes, notamment :

  • Gestion générale du bureau et de la réception : gérer efficacement la correspondance et établir des priorités, rédiger/réviser d’importants produits de communications, répondre aux demandes de renseignements par téléphone et courriel, maintenir un système de classement et d’archivage des dossiers administratifs et personnels de façon confidentielle, gérer le processus de recrutement, effectuer les rappels nécessaires pour le respect des échéances, fournir des renseignements à l’égard des procédures et des politiques.
  • Voir à la logistique des événements comme l’accueil de conférenciers ou la tenue de forums pour le corps professoral, faire les démarches et les réservations pour des déplacements.
  • Administrer et faire approuver les demandes d’achat, les dépenses et les comptes débiteurs, préparer des rapports budgétaires et aider à la planification du budget.

Le titulaire du poste agit de premier contact et de ressource principale auprès du directeur, ce qui inclut :

  • Rédiger, réviser ou améliorer de la correspondance confidentielle pour le directeur, préparer et acheminer des ordres du jour, des procès-verbaux et des notes de service, tenir un registre des réunions du directeur (p. ex. Executive of Council, Dean’s Executive Committee, Council Committees, Budget Advisory Committee , etc.).
  • Gérer l’agenda du directeur ainsi que le courrier et les courriels à son intention en faisant preuve de jugement et de discrétion dans le traitement de renseignements et de situations très délicates et confidentielles (p. ex. questions budgétaires, dossiers d’étudiants, questions ayant trait aux ressources humaines comme les cas disciplinaires ou les griefs, la révision des programmes et la planification stratégique).
  • Le titulaire du poste traite sensiblement les mêmes renseignements que le directeur, il doit conséquemment préserver la confidentialité des informations et questions relatives à la direction. L’adjointe administrative à la direction peut notamment se voir confier les tâches et les renseignements de nature très délicate suivants : mise en page/révision de lettres disciplinaires, soutien au directeur pour la coordination et la planification de mesures en cas de grève, compilation des recommandations relatives à l’examen des programmes, coordination relative au recrutement et à l’embauche de personnel.

Le titulaire du poste gère/supervise des projets, ou participe à des projets, ce qui comprend :

  • S’occuper des évaluations annuelles du rendement du personnel académique, des demandes de permanence du personnel académique, du processus d’accréditation, de l’embauche des chargés de cours, de l’attribution trimestrielle, des évaluations départementales ou d’unité, de la planification stratégique, de l’examen des programmes et des rapports annuels.
  • Participer aux discussions d’examen et de planification et formuler des recommandations. Recueillir et compiler les commentaires à l’égard des recommandations.

Demandes du poste

  • Au minimum, réussite d’une formation reconnue en administration ou l’équivalent et cinq ans d’expérience connexe. La réussite de cours universitaires de premier cycle est un atout. Une candidature présentant une combinaison acceptable d’études et d’expérience pourrait être considérée.
  • Bilinguisme : le candidat s’exprime couramment en français et en anglais.
  • Aptitudes à communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit, en français et en anglais, dans un contexte professionnel.
  • Capacité à cerner les situations délicates, à faire preuve de bon jugement et de discrétion, à préserver la confidentialité et à réagir adéquatement.
  • Excellentes habiletés interpersonnelles, capacité à entretenir des relations de travail efficaces et à offrir un excellent service à tous les clients.
  • Capacité à promouvoir et à maintenir une image positive et une bonne réputation du corps professoral et des programmes.
  • Expérience dans l’organisation de réunions, dans la préparation d’ordres du jour et dans la rédaction de procès-verbaux.
  • Expérience de la gestion et de l’organisation d’un calendrier complexe pour la direction.
  • Maîtrise reconnue dans l’utilisation de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Outlook ou GroupWise) et de bases de données complexes comme Banner. Capacité à utiliser des outils de partage de documents en ligne comme Google Docs.
  • Expérience dans le maintien de systèmes de classement complexes (papiers et numériques).
  • Capacité à organiser de nombreuses tâches et à respecter les échéances en faisant preuve d’exactitude et de minutie.

Autres tâches assignées.

Pour appliquer : https://urcareers.uregina.ca/postings/3942


La Cité Universitaire Francophone

As member of the Director’s Executive Team, the Executive Assistants works directly with the Director, Associate Director, and Operations Manager (or equivalent) providing executive-level administrative support to ensure the Director’s fulfillment of the day-to-day responsibilities and commitments. Responsibilities are of a complex and highly confidential nature. Bilingualism is required.

Responsible for a wide range of complex administrative and operational tasks, such as:

  • General office management – reception duties; effective management and prioritization of correspondence; edit/compose key communications; respond to phone and email inquiries; maintain filing system ensuring confidential handling of administrative and personnel documents; administration of recruitment process; bring forward items as appropriate to ensure deadlines are met; provide information on policies and procedures.
  • Manage logistical arrangements for events such as guest speakers and faculty forums; make travel arrangements.
  • Administer and reconcile purchasing requisitions, expenditures and receivables, develop budget reports, assist in budget planning process.

Serve as the primary contact and information source for the Director’s activities, such as:

  • Compose, review, and/or edit confidential correspondence on the Director’s behalf; prepare and distribute agendas, minutes, memos, and maintain records for Director’s meetings (e.g. Executive of Council, Dean’s Executive Committee, Council Committees, Budget Advisory Committee etc.).
  • Manage Director’s calendar and incoming emails and correspondence while exercising a significant degree of judgement and discretion to appropriately handle highly sensitive and confidential information and issues (e.g. Budget matters, student issues, human resources matters such as discipline or grievances, program review/strategic planning matters).
  • This position sees/handles much of the same information as the Director and must be able to ensure confidentiality of all information and matters associated with the Director’s Office. Examples of highly sensitive information that this position has access to and/or may be tasked with are: formatting/editing discipline letters, assisting the Director with coordination of strike contingency planning, compiling program review recommendations, and coordination/participation in search processes.

Manage/oversee or participate in projects such as:

  • Annual performance reviews, tenure application process, student evaluation process, accreditation process, sessional appointments, annual faculty/unit reviews, strategic planning, program reviews, and annual reports.
  • Participate in review/planning discussions and subsequent recommendations. Collect and compile feedback on the recommendations.

Other duties as assigned.

Position requirements

  • Requires a minimum of successful completion of a recognized administration course or equivalent with five years of directly related experience. Completion of at least some undergraduate university courses is preferred. Equivalent combination of education and experience may be considered.
  • Bilingual: fluent in both French and English.
  • Ability to recognize sensitive situations and exercise considerable degree of judgement and discretion, maintain confidentiality, and respond appropriately.
  • Strong interpersonal skills with ability to maintain effective working relationships and deliver excellent customer service to all clients.
  • Effective and professional oral and written communications skills in both French and English. Ability to promote and maintain a positive image and reputation for our programs/faculty.
  • Experience in organizing meetings, developing agendas and taking minutes.
  • Experience in managing and organizing a complex executive calendar.
  • Demonstrated proficiency in the use of Microsoft Office (Word, Excel, and Outlook or GroupWise) and complex databases such as Banner. Ability to use online document sharing systems such as Google Docs.
  • Experience maintaining complex filing systems (paper and digital records).
  • Ability to organize many tasks and meet deadlines while maintaining accuracy and attention to detail.
  • Ability to define problems, analyze, and interpret information in order to identify possible solutions and provide recommendations.

To apply: https://urcareers.uregina.ca/postings/3942

 

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